All posts by askarasoft

24 Mar 2020

Sembilan Cara Produktif untuk Tetap Bekerja dari Rumah

Perpindahan suasana kerja menjadi kerja jarak jauh atau biasa disebut dengan bekerja dari rumah menjadi tantangan tersendiri bagi beberapa perusahaan, untuk mengatasi hal ini berikut  9 langkah agar kita tetap produktif saat berkerja dari rumah.

  1. Informasikan kepada Tim Saat perpindahan suasana kerja menjadi bekerja dari rumah, penting bagi Anda untuk memberikan informasi terlebih dahulu kepada tim Anda, mengenai alasan perpindahan ini dan berikan masukan mengenai cara agar bekerja dari rumah tetap produktif. Pastikan semua orang memahami tugas mereka masing- masing sesuai dengan perannya dan berikan solusi agar bekerja dari rumah tetap nyaman tanpa perlu rasa hawatir.
  2. Lakukan Simulasi Alur Kerja Tim Anda Lakukan simulasi dengan tim Anda mengenai alur kerja mereka dari awal hingga akhir. Buatlah daftar kebutuhan apa saja yang di perlukan untuk menjaga proses kerja tetap berjalan, mulai dari komputer, headset hingga koneksi internet yang stabil dan cara untuk mengakses portal perusahaan Anda.
  3. Buat Jadwal yang Terstruktur Anda akan berpikir bahwa bekerja jarak jauh membuat kondisi menjadi tidak kondusif dan minim akan pengawasan. Untuk mencegah hal tersebut  dan menjaga semuanya berjalan dengan lancar saat karyawan Anda berada di luar kantor, Anda bisa membuat beberapa rencana berikut :
    • Jadwalkan untuk melakukan panggilan secara online setiap satu minggu sekali atau beberapa hari sekali bagi setiap karyawan dan buat pertemuan online secara bersamaan untuk melihat dan mendiskusikan hasil kerja dari semua karyawan.
    • Mendorong karyawan untuk melakukan perencanaan dalam mengatur harian kerja meraka, mulai dari jam kerja, waktu istirahat, serta rencana atau tujuan kerja yang akan dilakukan pada hari itu.
    • Membuat sistem laporan hasil kerja untuk mengetahui kemajuan dari masing – masing karyawan.
    • Menggunakan kalender yang bisa di akses oleh semua karyawan untuk mengetahui dan memastikan bahwa semua orang berada pada tugas yang telah direncanakan.
  4. Membangun Rasa Kebersamaan Walaupun Bekerja dari Rumah Perubahan lingkungan kerja bisa menjadi hambatan bagi karyawan Anda. Manusia adalah makhluk sosial yang senang untuk berkomunikasi secara langsung, bagi karyawan Anda yang terbiasa dikelilingi oleh rekan kerja perubahan ini bisa menjadi kendala. Pastikan bahwa karyawan Anda memiliki semua alat komunikasi yang mereka butuhkan untuk tetap bisa terhubung dengan satu sama lain dan dapat berkomunikasi seperti saat mereka berada di kantor. Jadwalkan pertemuan online secara berkala untuk membangun rasa kebersamaan.  Jika tim Anda bahagia, maka bisnis Anda akan terus berjalan dan berkembang apa pun kondisinya.
  5. Utamakan Staf yang MemenuhiFaktorUrgensi Organisasi Kesehatan Dunia (WHO) telah memperingatkan bahwa mereka yang berusia di atas 60 tahun dan dengan adanya riwayat penyakit bawaan lebih beresiko sehingga di utamakan untuk di jadikan anggota tim yang masuk dalam kategori berkerja dari rumah, karena mereka memiliki resiko lebih tinggi dibanding usia lainnya.
  6. Tentukan Tim dan Bagaimana Cara Mereka untuk Bekerja dari Rumah. Contoh paling dasar adalah departemen yang berurusan dengan dokumen dan dokumentasi. Jika Anda memiliki dokumen hukum yang perlu ditandatangani atau dicap, Anda harus membuat sistem yang memungkinkan departemen terkait melakukan hal ini dalam bentuk elektronik, atau mengatur kembali jadwal mereka dengan cara mengurangi waktu mereka di kantor seminimal mungkin. Misalnya, jadwalkan satu hari dalam seminggu untuk mengisi dan menandatangani dokumen.
  7. Ciptakan lingkungan Kerja yang Aman didalam Kantor Untuk tim yang tetap bekerja di kantor, pastikan semua karyawan memiliki ruang kerja yang terisolasi dan tetap dalam kondisi karantina, dengan menyebarkan dan memindahkan beberapa anggota tim kerja di area yang berbeda. Tujuan utamanya adalah untuk membatasi kontak fisik antara satu sama lain.
  8. Beri Tahu Klien Anda Ketika beralih kepekerjaan jarak jauh, beberapa proses penting yang berbasis kantor mungkin tidak berfungsi sebagaimana mestinya dan beberapa mungkin tidak ada pelayanan sama sekali. Jika bisnis Anda bergantung pada proses kerja berbasis kantor, buatlah strategi untuk memberitahu klien tentang segala pekerjaan yang mungkin bisa dikerjakan dari jarak jauh. Ini penting untuk menjaga hubungan dengan klien tetap baik.
  9. Edukasi tim Anda Terakhir, jika Anda memiliki waktu dan sumber daya, ajarkan kepada tim tentang cara bekerja secara efektif dalam kondisi yang tidak stabil. Buat pedoman khusus untuk mengatur bagaimana hari kerja mereka dan cara membuat suasana bekerja tetap nyaman saat diluar kantor.
Yang paling penting adalah memastikan tim Anda aman dan sehat sepanjang waktu dengan kondisi saat ini. Kami berharap Anda dapat menjaga kesehatan dan artikel ini bisa membantu Anda untuk tetap produktif walaupun bekerja dari rumah.   Salam Hangat. Askarasoft. Bitrix Gold Partner.
20 Mar 2020

Coronavirus, Solusi bekerja jarak jauh dengan Bitrix24

Bitrix telah memutuskan untuk sementara waktu menghapus batasan 12 pengguna pada paket Bitrix24 free menjadi tidak terbatas, yang memungkinkan Anda untuk menggunakan dengan jumlah pengguna tidak terbatas. Bitrix24 telah digunakan oleh lebih dari 6 juta organisasi di China, Jepang dan Korea Selatan. Tiga Negara tersebut adalah negara yang paling terpukul karena adanya wabah Corona virus . Dampak dari adanya wabah ini cukup signifikan, yang mampu membuat keadaan Negara menjadi tidak stabil dan mengganggu aktifitas bisnis. Sayangnya, hanya sebagian kecil dari bisnis atau institusi memiliki rencana cadangan yang memungkinkan untuk kolaborasi jarak jauh dan bekerja dari rumah. Hal ini telah membuat sebagian besar perusahaan mencari solusi dan peraturan yang sesuai untuk dapat bekerja dari rumah. Jika Anda tinggal di daerah yang terjangkit atau kemungkinan akan terkena dampak pandemi ini, kami sangat menyarankan mulai merencanakan dari sekarang bagaimana perusahaan Anda akan beroperasi selama periode karantina atau selama pembatasan perjalanan.
  1. Tentukan karyawan mana yang dapat bekerja dari jarak jauh jika benar-benar diperlukan.
  2. Tentukan alat kolaborasi jarak jauh mana yang akan digunakan untuk setiap karyawan atau departemen.
  3. Berikan informasi mengenai cara login, kata sandi, dan instruksi kepada karyawan untuk setiap sistem bekerja jarak jauh yang akan mereka gunakan.
  4. Pastikan semua orang mengetahui cara beralih dari pekerjaan kantor menjadi bekerja dari rumah.
  5. Tunjukan kepada orang – orang bahwa Bitrix24 dapat mengatur tugas harian mereka,seperti bagaimana mengadakan pertemuan virtual melalui konferensi video, membuat kalender perusahaan , kolaborasi tim melalui obrolan grup, dan penyimpanan dokumen secara online.
Fakta bahwa paket gratis kami sekarang hadir dengan jumlah pengguna yang tidak terbatas, yang artinya anda tidak harus menganggarkan dan melakukan pengadaan untuk menggunakan Bitrix24. Apa yang terjadi setelah ancaman COVID-19 berakhir? Bitrix akan memberikan peringatan untuk setiap perubahan paket gratis, memberi Anda setidaknya 30 hari untuk menyimpan data Anda jika diperlukan. Selain itu, sesuai dengan ketentuan GDPR, Anda akan dapat meminta penghapusan data pribadi sepenuhnya dari server bitrix, jika diperlukan.

Tetap Sehat.  

Askarasoft. Bitrix Gold Partner.