18 Nov 2017

Apakah itu Business Process Management?

Business Process Management, sangat berharga bagi bisnis. Mengapa? Hal ini memungkinkan perusahaan memaksimalkan profitabilitas dan mendapatkan keunggulan kompetitif dibandingkan pesaing mereka.

Apa sebenarnya arti Business Process Management? Menurut Perserikatan Bangsa-Bangsa, BPM adalah sistem yang mendukung alur kerja yang diperlukan untuk menjalankan perusahaan yang sukses. Anda dapat berinvestasi di perangkat lunak BPM untuk semua aspek bisnis Anda, mulai dari desain, pengendalian, dan bahkan analisis kinerja dan data.

Perusahaan yang menggunakan teknologi BPM mampu mengatasi tantangan dan mengenali peluang masa depan sebelum pesaing mereka melakukannya. Tanpa itu, bisnis tidak dapat bersaing di pasar saat ini. Perusahaan berebut untuk memasukkan perangkat lunak BPM ke dalam praktik bisnis sehari-hari mereka.

Contoh BPM

Business Process Management hanyalah sebuah panduan yang cepat untuk menyelesaikan tugas. Semakin banyak tugas yang mengikuti aturan BPM, semakin ramah bisnis BPM. Anda dapat menggunakan proses BPM untuk setiap proyek bisnis, di departemen manapun:

Pembelian dan Keuangan

Untuk memaksimalkan pendapatan, penting untuk mengelola aset keuangan dengan baik. Perangkat lunak BPM dapat mengatur dan melacak pengeluaran, serta memantau vendor dan subkontraktor. Teknologi BPM memungkinkan Anda mengawasi dan mengkoordinasikan kegiatan penting, seperti faktur dan penagihan, permintaan pembelian, penggantian biaya, persetujuan anggaran, dan bahkan permintaan perjalanan.

Sumber daya manusia

BPM mempermudah departemen SDM untuk mengawasi data karyawan penting, seperti pelatihan, liburan, perekrutan, ulasan kinerja, dan pengelolaan sertifikasi. Proses ini menjadi lebih cepat, lebih konsisten, dan lebih efisien dengan teknologi BPM. Akses terhadap informasi semacam itu memberi informasi kepada departemen HR untuk membuat keputusan yang lebih baik.

Pemasaran dan Penjualan

Pada departemen ini, perangkat lunak BPM menyederhanakan proses pra-penjualan, sekaligus memungkinkan staf merespons dengan cepat calon klien dan menyesuaikannya dengan tuntutan klien yang berkembang. Alur kerja BPM untuk penjualan dan pemasaran dapat mencakup kampanye promosi, pertanyaan pelanggan, menangani penawaran dan proposal, meluncurkan produk baru, dan mengelola proses penjualan.

Hubungan pelanggan

Karyawan yang menangani hubungan pelanggan akan dapat menggunakan BPM untuk memecahkan masalah secara efisien dan memberikan informasi yang terkini dan akurat kepada klien. Sangat penting bagi perangkat lunak BPM untuk mengintegrasikan dengan lancar dengan sistem penjualan, pemasaran dan dukungan perusahaan. Jika dilakukan dengan benar, BPM dapat mengotomatisasi dan mengatur kegiatan penting, seperti mengakuisisi klien baru, menyelesaikan keluhan pelanggan, menyetujui kredit, mengelola tugas, dan melakukan penilaian kecurangan.

Fitur BPM

Lantas, bagaimana organisasi menggunakan teknologi BPM? Perusahaan berinvestasi di perangkat lunak BPM untuk merampingkan operasi bisnis mereka – dengan melaksanakan, memantau, dan mengotomatisasi proses bisnis dari awal-ke-akhir. Mereka melakukan ini dengan memasukkan fitur ini ke dalam praktik BPM mereka:

Analisis data

Membuat keputusan bisnis yang baik sangat bergantung pada informasi yang paling akurat dan lengkap yang Anda miliki. Jika data sudah usang, tidak akurat atau tidak lengkap, perusahaan dapat membuat keputusan yang buruk. Perangkat lunak BPM menyimpan data di satu tempat, sehingga pengambil keputusan dapat mengambil tindakan terbaik yang diperlukan dalam situasi yang mungkin terjadi.

Otomasi

Prosedur dan tugas manual dapat menghabiskan waktu dan uang perusahaan. BPM mengotomatisasi tugas untuk meningkatkan efisiensi operasi, mendorong lebih banyak pengawasan, pertumbuhan, kepatuhan dan risiko, sekaligus meningkatkan keterlibatan antara karyawan dan pelanggan.

Sistem Aturan

Untuk mencapai otomatisasi yang konsisten, platform BPM harus memiliki aturan sebagai komponen inti. Dibutuhkan sistem aturan dinamis yang tidak hanya untuk mengotomatisasi proses berulang, tapi juga kompleks yang memiliki banyak variabel. Aturan bisnis memudahkan proses yang optimal dan konsisten dalam hampir semua keadaan.

Mobilitas Perangkat

Teknologi BPM harus dapat diakses baik pada perangkat mobile maupun komputer desktop. Saat ini, lebih banyak orang menggunakan tablet dan ponsel cerdas mereka untuk mengakses informasi daripada desktop mereka, baik secara pribadi maupun profesional. Untuk mencapai produktivitas maksimum, perusahaan harus mengembangkan teknologi, tanpa mengurangi dampak, kegunaan atau fungsionalitas.

Aksesibilitas data

Kapasitas untuk menyimpan dan menggunakan perangkat lunak BPM Anda baik di cloud maupun di tempat Anda memberikan fleksibilitas maksimum bagi perusahaan yang perlu menyimpan data dan proses di balik firewall mereka. Membuat teknologi BPM Anda dapat diakses di lingkungan mana pun akan membantu Anda memenuhi kebutuhan data dan proses unik Anda. Hal ini terutama berlaku saat mengelola data sensitif.

Keamanan

Keamanan sangat penting saat perangkat lunak BPM berhubungan dengan proses inti perusahaan anda. Anda harus menyediakan keamanan yang memadai untuk melindungi operasi dan data Anda dari hacker, bencana, atau kemungkinan bencana. Anda tidak bisa terlalu aman di dunia sekarang ini. Hampir setiap hari, hacking menjadi berita utama. Pantau dan uji keamanan sistem BPM Anda secara terus menerus.

Kolaborasi inklusif

Salah satu manfaat BPM terbesar adalah kemampuannya untuk memaksimalkan interaksi dan berbagi informasi di antara semua karyawan. Dengan perangkat lunak BPM yang tepat, staf dapat mengakses alur kerja di mana saja, sama seperti sosial media.

Manfaat BPM

Perangkat lunak BPM memungkinkan perusahaan menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan bisnis dengan cepat, mengelola proses, dan mendorong proyek agar tepat waktu. Perusahaan skala apapun dapat memanfaatkan kelima manfaat BPM ini:

1. Efisiensi Biaya

Dalam beberapa tahun terakhir, hanya memotong anggaran tidak terlalu berdampak untuk bisnis yang merespons kondisi ekonomi global. Namun, untuk berkembang, perusahaan tetap harus memaksimalkan efisiensi biaya dari biaya dan keuntungan. BPM memungkinkan perusahaan melakukan hal ini, karena hal ini memperlancar kolaborasi bisnis dan operasi, mengotomatisasi tugas berulang, mengurangi risiko perusahaan dan meningkatkan kualitas produk.

2. Pelanggan yang Puas

Pelanggan modern memiliki tuntutan serius. Mereka membutuhkan proses proof-of-concept yang ekstensif. Hal ini berarti bahwa perusahaan harus menyediakan kemampuan Web 2.0 yang mendokumentasikan dengan tepat bagaimana bisnis memenuhi kebutuhan mereka.

Manajemen proses bisnis memungkinkan perusahaan menggabungkan teknologi dan orang untuk mendapatkan pelanggan baru, sekaligus memuaskan dan mempertahankannya.

3. Fleksibilitas dan Agility

Otomasi dan Integrasi

Perangkat lunak BPM menawarkan solusi untuk mendukung manajemen kasus dan proses bisnis yang terintegrasi sepenuhnya dengan Manajemen Proyek. Database perusahaan tunggal menyediakan analisis visibilitas, kontrol dan analisis real-time dan pelaporan total.

Aturan Manajemen

BPM memungkinkan perusahaan untuk mengkonfigurasi peraturan, sesuai kebutuhan, untuk setiap proyek, fungsi atau departemen.

Manajemen proses

Salah satu manfaat BPM yang paling berguna adalah kemampuan untuk menyesuaikan dan menggunakan kembali alur kerja – sesuai kebutuhan Anda, dimanapun Anda membutuhkannya. Jenis manajemen proses ini sangat berharga untuk produksi dan kolaborasi.

4. Kepuasan Staf

Lingkungan kerja yang memuaskan dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas staf secara signifikan. Perusahaan selalu mencari cara untuk memotivasi dan menghargai staf mereka. BPM menyediakan proses terdokumentasi untuk membantu memotivasi profesional, yang mengarah pada peningkatan kolaborasi dan peningkatan fokus tugas. Staf dapat mengakses informasi sekaligus, dan manajer dapat memantau semua orang dengan mudah.

Manajemen proses bisnis adalah kegiatan berkelanjutan untuk memperbaiki operasi perusahaan, bukan produk yang sebenarnya. Butuh waktu, usaha dan investasi. Perangkat lunak BPM membantu bisnis dengan semua usaha proses bisnis mereka, menggunakan beberapa alat dan aplikasi untuk menciptakan solusi yang disesuaikan bagi perusahaan yang menggunakannya. Organisasi dapat memilih perangkat lunak dari berbagai vendor untuk mengintegrasikan dan merampingkan BPM ke dalam praktik sehari-hari mereka.

Bitrix24 menyediakan seperangkat proses bisnis standar yang tidak memerlukan setup – cuti, perjalanan bisnis, biaya, pembelian, permintaan umum (helpdesk internal). Hal ini didasarkan pada struktur perusahaan Anda dan dapat dengan mudah dimodifikasi, jika perlu. Kunjungi www.crm-indonesia.com untuk informasi seputar implementasi Bitrix24.

0 Comment

Leave a Comment

Your email address will not be published.